Ako funguje Property management

Property management, známy aj pod pojmom rent management, znamená správu nehnuteľnosti, alebo v užšom význame správu prenájmu nehnuteľnosti. Jedná sa o službu, ktorá poskytuje majiteľovi nehnuteľnosti profesionálnu a spravidla aj komplexnú starostlivosť o svoju nehnuteľnosť. Čo si však pod tým všetkým predstaviť? A ako to vlastne celé funguje? Odpoveď nájdete na nasledujúcich riadkoch

 

Aké typy starostlivosti o nehnuteľnosť poznáme

Na úvod je dobré povedať si pár slov k jednotlivým pojmom, ktoré boli spomenuté v úvode. Literatúra a prax rozlišujú niekoľko oblastí, ktoré sa však medzi sebou prelínajú a nie sú medzi nimi striktne určené hranice. Vždy záleží na tom, čo všetko sa dohodne v zmluve. Ak sa však budete baviť s profesionálom, môžete sa stretnúť s výrazmi, ako Facility management, Property management, Rent management, prípadne Maintenance management. Čo to všetko znamená?

Začneme od najkoplexnejšej služby, teda Facility managementu. Facility sa z angličtiny prekladá ako zariadenie a v oblasti realít označuje budovu s presne určeným účelom, najčastejšie výrobný závod, logistickú halu, ale aj výskumno-vývojové, či vzdelávacie zariadenie, prípadne ubytovacie zariadenie. Všetky tieto budovy majú svoje špecifiká a potrebujú zaistiť podporné činnosti (ako napr. stravovanie, oddychové zóny, šatne a pod.) a tiež údržbu (upratovanie v interiéroch, exteriéroch, kosenie, ale aj pravidelné revízie atd.). Všetky tieto činnosti zabezpečuje Facility management, či už interne, alebo externe. Služby v tejto oblasti sú najčastejšie využívané v komerčných projektoch, a výrobných závodoch. Rezidenčné projekty tieto služby v plnom rozsahu nepotrebujú, keďže nezabezpečujú stravovanie pre svojich obyvateľov, mnohé však využívajú externé služby na údržbu, upratovanie a revízie.

Property management naproti tomu nepracuje s podpornými činnosťami, ako je napr. stravovanie, no stále sa venuje budove, alebo konkrétnemu bytu, či domu. Rieši síce ich pravidelnú údržbu, no navyše sa venuje aj ich obsadeniu nájomníkmi a riešeniu ich požiadaviek. Preto sa s ním môžeme častejšie stretnúť pri obchodných centrách a rezidenčných projektoch, ktoré potrebujú obsadiť prenajímanú plochu, alebo pri bytoch a domoch.

Ak sa budeme baviť o Rent managemente, potom budeme mať na mysli hlavne hľadanie nájomcov a starostlivosť o nich, pričom samotná prevádzka a údržba nehnuteľnosti ustupuje do úzadia.

Maintenance management, je odvodený od anglického maintenance – teda údržba. Táto služba sa bude zameriavať v prvom rade na údržbu nehnuteľnosti a prenájom priestorov nerieši.

Čoho všetkého sa Property management týka?

Už zo základnej definície je jasné, že záber Property managementu je veľmi široký a zahŕňa mnoho rôznorodých činností. Tie sa budú do značnej miery líšiť podľa toho, akej nehnuteľnosti sa bude týkať. Nákupné a obchodné centrá majú iné potreby, ako obytné komplexy, alebo majitelia konkrétnych bytov. Niektoré z nich sú však spoločné. Jedná sa hlavne o:

• Hľadanie nájomcov – inzercia, prehliadky, predbežný výber
• Jednanie so záujemcami a príprava zmlúv
• Starostlivosť o nájomcov v priebehu trvania nájomnej zmluvy
• Údržba nehnuteľnosti v súlade s legislatívnymi požiadavkami a požiadavkami nájomcov
• Jednania o predlžovaní zmlúv
• Jednania s dodávateľmi (energií, vody, tepla, údržby, IT a pod.)
• Jednania so štátnymi orgánmi a miestnou samosprávou – dane, odpad, správne konania
• Jednania s majiteľmi
• Vyúčtovanie – ročné, alebo po skončení prenájmu
• Kontrola peňažných tokov – kontrola platenia nájmu, platba faktúr a rovnováha medzi nimi
• Reporting majiteľom nehnuteľnosti – informácie o nutnosti investícií, vykonanej údržbe a plánovanej údržbe a finančných ukazovateľoch
• Sledovanie legislatívy
• Archivácia dokumentov

V závislosti od veľkosti nehnuteľnosti sa bude líšiť komplexnosť jednotlivých činností vo vymenovaných oblastiach. Napr. hľadanie nájomcov je oveľa jednoduchšie do bytu, ako do nákupného centra.

Je Property management vhodný pre majiteľov bytov?

Stručná odpoveď je: Áno! Vždy je však potrebné pozerať sa na to, čo konkrétny majiteľ hľadá. Property management je hlavne o profesionalite a komplexnosti. Manažéri presne vedia, aké sú najčastejšie problémy pri podnikaní v nehnuteľnostiach, ako sa im vyhnúť a ako ich riešiť. To isté platí o legislatíve. Preto sú časovo efektívny a dokážu spravovať aj rozsiahle portfólia. To platí ako pre krátkodobé, tak aj dlhodobé prenájmy.

Bez využitia takejto služby sa majitelia nehnuteľností musia na všetky nástrahy pripraviť sami. To znamená množstvo času stráveného študovaním zákonov, nariadení a ich vysvetlení. Potom je potrebné to všetko dostať do zmlúv a preberacích protokolov, ďalej komunikovať s dodávateľmi, nájomníkmi, všetko archivovať pre prípad kontroly a ak sa ozve nájomca, riešiť jeho problémy.

Pritom sa majitelia často musia učiť aj veci, ktoré nechceli vedieť. V praxi je už bežné, že si prenájom zabezpečia cez realitnú kanceláriu, alebo si nechajú zmluvy napísať právnikmi. Bežne sa jedná o stovky eur, ktoré tieto služby stoja. Robia to práve preto, že inzerciu, prehliadky, či prípravu zmlúv dokážu profesionáli zvládnuť oveľa efektívnejšie, než by to spravili sami majitelia. Treba dodať, že sú to dobre investované peniaze.

Na samotnú fázu prenájmu však na Slovensku takmer všetci zabúdajú. Bavíme sa pritom o pravidelnej kontrole, komunikácii, finančnom vyrovnaní (vyúčtovanie), údržbe a daniach. Aj v prípade bezproblémového nájmu môžu zabrať tieto činnosti desiatky hodín ročne, ktoré je nutné venovať zo svojho voľného času, po večeroch a víkendoch.

A práve Property management myslí aj na túto časť biznisu s nehnuteľnosťami. Integruje služby realitky, právnika, daňového poradcu a rôznych inštalatérov. Majiteľ tak získa svojho osobného manažéra, ktorý sa za neho o všetko postará, efektívne a rýchlo. A keďže je manažér profesionál, je schopný pokryť desiatky bytov. Majitelia tak môžu prakticky zdieľať náklady a v konečnom dôsledku je pre nich využitie takejto služby častokrát efektívnejšie, ako využitie realitnej kancelárie na prenájom nehnuteľnosti, či právnika pri príprave zmluvy. Za svoje peniaze totiž dostanú omnoho komplexnejšiu službu.

Ako to celé funguje?

Základom celej služby je zastupovanie majiteľa nehnuteľnosti správcom. K tomu sú potrebné dva dokumenty, ktoré zadefinujú práva a povinnosti zmluvných strán a umožnia správcovskej spoločnosti jednať menom majiteľa. Prvým je Zmluva o výkone správy. Tá určí nehnuteľnosť (alebo aj viac nehnuteľností), ktorej sa bude služba týkať. Určí práva a povinnosti majiteľa a správcu vo vzťahu k nehnuteľnosti, a k sebe navzájom, vymedzí služby, ktoré sa budú poskytovať a určí odplatu, ktoré sa za ne budú platiť.

Jednou z najdôležitejších vecí, ktoré sa musia v zmluve špecifikovať, je to, kto bude príjemcom nájmu – majiteľ, alebo správca. Pre správcu je najideálnejším stavom, pokiaľ je príjemcom nájmu on. Je to z toho dôvodu, že takto dokáže najefektívnejšie kontrolovať jeho platenie, ako aj zabezpečiť včasné a bezproblémové úhrady faktúr dodávateľom. V prípade, že majiteľ požaduje platenie nájmu na jeho účet (či už súkromný, alebo podnikateľský), je potrebné správcovi umožniť aspoň náhľad na účet, ktorý bude nájom zhromažďovať. Pokiaľ sa tak nestane, správca nebude schopný efektívne kontrolovať platenie nájmu a plniť tak jednu z najdôležitejších funkcií Property managementu.

Všetky detaily týkajúce sa výberu nájmu, úhrad a poskytovania dát pre potreby účtovníctva (prípadne jeho spracovania), Vám seriózny správca rád poskytne pred podpisom zmluvy.

Čo nasleduje po podpísaní zmluvy?

Druhým dokumentom, ktorý je pre výkon správy potrebný, je Splnomocnenie. To slúži pre praktický výkon správy menom majiteľa. V ňom sa opäť špecifikuje nehnuteľnosť, alebo viac nehnuteľností, ktorých sa výkon správy týka. Spravidla sa jedná o tie isté, ktoré sú uvedené aj v Zmluve o výkone správy. Následne sa určí rozsah oprávnení, ktoré správca získa. Dobrou praxou je v Splnomocnení vylúčiť situácie, pri ktorých je vyslovene zakázané jej použitie (napr. že sa zakazuje jej použitie pri zmene a zriaďovaní majetkových práv na nehnuteľnosť). Takto v praxi odlíšite serióznych správcov od neserióznych.

Po podpísaní zmluvných dokumentov dochádza k fyzickému prebratiu dokumentov k nehnuteľnosti a ich kontrole. Pri tomto procese sa hľadajú nedostatky v zmluvách, porovnávajú sa s faktickým stavom a zisťuje sa, či je všetko doplatené (napr. nájmy, služby, atď.), či sú k dispozícii všetky kľúče apod. Výsledkom tejto kontroly je zoznam činností, ktoré je potrebné vykonať, aby sa nehnuteľnosť dostala pod požadovanú kontrolu. Všetky následné činnosti smerujú k tomu, aby bola majiteľovi garantovaná požadovaná kvalita starostlivosti.

Súbežne so vstupnou kontrolou sa informuje nájomca, ktorý dostane kontaktné údaje správcu a pokiaľ správca vyberá nájom, potom sú mu oznámené nové platobné údaje pre jeho úhradu. Následne sa nastavujú platby dodávateľom (SVB, elektro, plyn, voda, odpad atď.). Dôležité je vytvorenie rezervy pre nečakané situácie, ak táto nebola v minulosti vytvorená. Tá slúži na financovanie potrebných opráv. Ak bolo pri vstupnej kontrole zistené, že nehnuteľnosť je bez poistenia, v rámci ochrany investície je majiteľovi doporučené nehnuteľnosť poistiť.

Po nastavení procesov a vyriešení „úvodných“ nedostatkov vyplývajúcich z dokumentácie, prípade zistených od nájomníka, nasleduje relatívne kľudné obdobie, kde je dôležité dohliadnuť na platenie nájmu, včasné úhrady dodávateľom, výplaty čistého nájmu majiteľom a pravidelný reporting. Ten môže byť riešený buď online formou, alebo pravidelným zasielaním prehľadov , napr. vo forme excelovských tabuliek.

Nesmieme zabudnúť ani na plánovanie obsadenosti, teda sledovanie nájomných zmlúv a ich blížiaceho sa konca. S tým súvisí predlžovanie nájmov, prípadne zaistenie nepretržitej obsadenosti pri výmene nájomníkov a spracovanie súvisiacej dokumentácie:

• Preberacie a odovzdávacie protokoly
• Kontrola stavu nehnuteľnosti s fotodokumentáciou (minimálne raz ročne)
• Spracovanie vyúčtovania (pravidelné, alebo konečné)
• Finančné vyrovnanie – vrátenie istoty, prípadne jej zadržanie, vyrovnanie pravidelného vyúčtovania

K bežným činnostiam patrí tiež riešenie dotazov a podnetov zo strany nájomcu, majiteľov, alebo dodávateľov, vystavovanie potvrdení a príprava podkladov pre daňové priznanie (ak je zo strany majiteľov požadované). Samozrejmosťou je priebežná archivácia všetkých dokumentov a uschovanie kľúčov.

Nemenej dôležitou činnosťou je sledovanie legislatívneho prostredia, od zmien zákonov a nariadení, ktoré sa priamo týkajú úpravy vzťahov medzi prenajímateľom a nájomcom, cez legislatívu, ktorá sa týka bezpečnosti prevádzky kotlov, alebo iných zariadení, spoločných priestorov (ak sú predmetom správy), až po daňové zákony a nariadenia. Všetko toto tvorí základný rámec fungovania nehnuteľnosti a upravuje veci ako domáce zvieratá, hygienu, susedské vzťahy, ako aj bezpečnosť a prípadné riešenie sporov.

Záver

Property management je na Slovensku relatívne nový a málo známy druh služby, ktorý komplexne rieši problematiku vlastníctva a prenájmu nehnuteľností. V porovnaní so službami realitných kancelárií sa navyše venuje aj bežnej prevádzke a tým zbavuje majiteľov starostí, ktoré sú s vlastníctvom nehnuteľnosti spojené.

Profesionálnym prístupom dokážu správcovia rýchlo a efektívne riešiť bežné, aj neobvyklé situácie, čím majiteľom šetria množstvo času a úsilia, ktoré by inak museli problematike venovať. Práve vďaka svojej efektivite dokážu správcovia pokryť desiatky jednotiek, čím môžu majitelia „zdieľať“ náklady profesionálneho manažéra. Preto je property management častokrát výhodnejší, ako služby realitných sprostredkovateľov.

Autor: Jaroslav Barla